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ERP系统录入凭证教程:如何处理付款及收款相关凭证

发布者:admin发布时间:2023-10-13访问量:520

一、付款及收款相关凭证处理流程

ERP系统录入凭证是财务人员的一项基本工作,在处理付款及收款相关凭证时,需要遵循以下流程:

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1. 凭证的基础信息录入

录入凭证时,首先需要填写凭证的基础信息,包括凭证号、凭证日期、摘要、部门和制单人等信息,其中摘要是对本次录入凭证的简要说明。在填写摘要时,需要简明扼要地描述付款及收款相关的情况,便于日后的查询和分析。

ERP系统录入凭证教程:如何处理付款及收款相关凭证

例如,如果要录入某笔采购付款的凭证,摘要可以填写“支付某商品采购款”,准确反映本次付款的内容和对象。

2. 凭证借贷科目填写

凭证的借贷科目是指在支付和收取款项中涉及到的科目,需要根据实际情况进行填写。在录入凭证时,需要仔细核对借贷科目,确保填写准确、清晰。

对于付款凭证,在填写借贷科目时,需要注意以下几点:

(1)在借方填写银行存款科目,表明该笔款项已从企业账户转出;

(2)在贷方填写应付账款科目,表明该笔款项是支付给某个供应商的采购货款。

对于收款凭证,在填写借贷科目时,需要注意以下几点:

(1)在贷方填写银行存款科目,表明企业账户已经收到相应的款项;

(2)在借方填写应收账款科目,表明该笔款项是收到某个客户的销售货款。

3. 凭证金额填写

针对付款及收款相关凭证,需要填写相应的金额信息。

对于付款凭证,填写借方银行存款科目的金额,以及贷方应付账款科目的金额,两者金额应该相等,且与实际支付金额一致。

对于收款凭证,填写借方应收账款科目的金额,以及贷方银行存款科目的金额,两者金额应该相等,且与实际收取金额一致。

4. 复核凭证信息

在凭证录入完成之后,需要仔细复核凭证的所有信息,确保凭证号、日期、摘要、借贷科目和金额等都填写正确无误。

如果发现凭证信息填写错误或不完整,需要及时纠正和补充,避免对后续的财务处理工作造成影响。

二、付款及收款相关凭证处理注意事项

1. 凭证的时效性和准确性

付款及收款相关凭证是企业财务管理的重要组成部分,需要时刻保持准确性和时效性。任何拖延或错误都可能引起连锁反应,导致不必要的后果和损失。

2. 凭证的存储和备份

ERP系统的凭证信息需要进行存储和备份,以备日后的查询和审计。凭证的存储方式包括电子存储和纸质存储两种,应根据实际情况进行选择。

在存储凭证信息时,需要注意保护隐私和信息安全,确保企业信息和利益不受到损害。

3. 凭证的审批和授权

ERP系统录入凭证需要经过审批和授权的过程,以保证财务信息的正确性和合法性。在整个凭证处理流程中,需要涉及到多部门和多层级的审批和授权。

财务人员需要仔细遵守公司的审批流程和规定,确保凭证操作符合公司要求和规定。

三、付款及收款相关凭证处理小技巧

1. 细心审查科目代码

科目代码是财务凭证录入的重要参考,是科目名称的简称,科目代码数量众多,比如款项类别、款项来源、款项去向、账目类型等等。在录入凭证时,应该细心审查科目代码,确保填写正确。

2. 凭证摘要的编写注意事项

摘要是凭证的文字概述,应该简明扼要地表达录入凭证的原因和内容,以方便后续的查询和汇总。一般来说,摘要应该采用简短、通俗易懂的语言,用具体和准确的词汇来表达本次凭证涉及到的具体业务,而不是使用过于宽泛或抽象的语言。

3. 借贷科目的确定

凭证的借贷科目需要在录入时就确定,需要根据实际情况进行判断。在一些特殊情况下,借贷科目的确定可能存在较大的困难,需要仔细分析和判断,寻找最为适合的科目进行填写。

4. 人工输入金额的校验

在录入凭证时,很容易出现人工输入错误的情况。因此,在填写金额时,需要仔细核对输入的金额是否与实际金额相符。

此外,在进行金额输入时,也可以采用系统自动调取金额的方式,以减少人工错误的概率。

结尾

以上是关于ERP系统录入付款及收款相关凭证教程的相关维度介绍,希望对初学者有所帮助。同时,本文提供的相关技巧也可以帮助财务人员提高凭证录入的效率和准确性。有任何关于ERP系统录入凭证的相关疑问或者需求,可以点击在线咨询进行跟专业顾问老师咨询哈~

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